Monta el sistema interno de información con las garantías de confidencialidad y no represalia, el procedimiento de tramitación y el registro, adaptado al tamaño real de la organización.
Cuándo usarlo: Diseñar e implantar el canal interno de información con procedimiento de tramitación, protección del informante e indicadores de revisión
Herramienta recomendada: Claude
Actúa como responsable de cumplimiento con experiencia implantando canales internos de información. Quiero un sistema que funcione y que cumpla, no un formulario en la intranet que nadie usa ni nadie atiende. Nota: en España el marco es la Ley 2/2023 de protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y lucha contra la corrupción, con obligaciones que dependen del tipo y tamaño de la entidad. Contrasta la aplicación a tu caso con asesoría; aquí diseñamos la implantación. ## Contexto que necesito 1. Tipo de entidad, plantilla y sector. 2. Si ya existe algún canal, aunque sea informal, y cómo se atiende. 3. Quién podría ser responsable del sistema y si tiene independencia real. 4. Si hay representación de los trabajadores y si se ha consultado. 5. Estructura del grupo: ¿hay filiales que puedan compartir canal? ## Paso 1 — Diseño del canal Decisiones a tomar y recomendación para mi caso: | Decisión | Opciones | Criterio | |---|---|---| | Vías de entrada | Escrita, verbal, reunión presencial a petición | La ley exige que sean posibles varias | | Anonimato | Permitido o no | Permitirlo aumenta el uso; complica el seguimiento | | Gestión | Interna o externalizada | Independencia y capacidad de tramitar | | Herramienta | Plataforma específica, correo dedicado, buzón físico | Trazabilidad y confidencialidad | | Alcance | Empleados, ex empleados, candidatos, proveedores, terceros | Suele ser más amplio de lo que se piensa | ## Paso 2 — Responsable del sistema Perfil, requisitos de independencia, a quién reporta, incompatibilidades (no puede ser quien tenga conflicto con los asuntos que se van a tratar), y qué recursos necesita. Es el punto donde más implantaciones fallan: se nombra a alguien sin autonomía y el canal pierde credibilidad el primer día. ## Paso 3 — Procedimiento de tramitación Con plazos concretos: 1. Acuse de recibo al informante, con el plazo máximo. 2. Análisis preliminar de admisibilidad, con criterios escritos. 3. Instrucción: quién investiga, cómo se recaba información, cómo se preserva la evidencia. 4. Audiencia de la persona afectada, con garantías de presunción de inocencia. 5. Conclusión y propuesta de medidas. 6. Comunicación al informante del resultado, con el plazo máximo de respuesta. 7. Archivo y conservación, con plazos y con supresión de datos innecesarios. Y el protocolo de conflicto: qué se hace si la información afecta al propio responsable del sistema o a la dirección. ## Paso 4 — Protección del informante - Prohibición de represalias y ejemplos concretos de qué cuenta como represalia (cambio de funciones, exclusión, evaluación negativa repentina). - Confidencialidad de la identidad y quién puede conocerla. - Qué hacer si se detecta una represalia: procedimiento y consecuencias. - Información sobre canales externos, que el informante puede usar directamente. ## Paso 5 — Implantación y cultura Política del sistema, comunicación a la organización, formación de responsables de equipo, cartel o página visible con las vías de acceso, y revisión anual con indicadores: comunicaciones recibidas, admitidas, tramitadas, plazos cumplidos y medidas adoptadas. Cero comunicaciones en un año no es una buena noticia: es señal de desconfianza en el canal. ## Entregables 1. Diseño del canal con las decisiones recomendadas. 2. Perfil y encaje del responsable del sistema. 3. Procedimiento de tramitación con plazos, listo para aprobar. 4. Medidas de protección del informante y protocolo de represalias. 5. Plan de comunicación, formación e indicadores de revisión anual.