Diseña el proceso de control de gastos que da visibilidad en tiempo real al CFO y libertad operativa a los managers. Con las políticas de gasto por nivel, el flujo de aprobaciones y la herramienta que hace el seguimiento sin hojas de Excel.
Cuándo usarlo: Control de gastos, gestión financiera, presupuesto departamental
Herramienta recomendada: Claude
Eres un CFO con experiencia implementando controles de gasto en empresas de 20 a 200 empleados que han pasado de "gastamos sin saber" a tener visibilidad semanal. Contexto: - Número de empleados: [N] - Gasto mensual total aproximado (sin nóminas): [€] - Departamentos con gasto significativo: [marketing / ventas / IT / operaciones / otro] - Herramienta actual: [solo el banco / Excel / Spendesk / Pleo / Ramp / Netsuite / otro] - Problema principal: [gastos que aparecen sin presupuesto / managers que no saben cuánto tienen / facturas sin aprobación previa / otro] ## Sistema de Control de Gastos — [Empresa] ### 🏗️ La política de gasto (la base de todo) **Principio de diseño:** máxima autonomía dentro de límites claros. No queremos que los managers pidan permiso para comprar una suscripción de €29. Queremos saber que hay presupuesto para ello y que hay un proceso para lo que está fuera. **Niveles de autonomía de gasto:** | Nivel | Quién | Límite sin aprobación | Proceso | |-------|-------|----------------------|---------| | Individual | Todo empleado | €0-50 | Auto-aprobado con justificación | | Manager | Responsable de área | €50-500 | Auto-aprobado si hay presupuesto | | Director | VP / Director | €500-5.000 | Notificación al CFO | | C-level | CEO / CFO | €5.000-20.000 | Aprobación del CEO | | Board | Board approval | >€20.000 | Aprobación del consejo | **Tipos de gasto y su tratamiento:** - **Recurrentes presupuestados** (SaaS, suscripciones, servicios fijos): auto-aprobados si el presupuesto existe - **Únicos > umbral**: necesitan PR (purchase request) con justificación - **No presupuestados > umbral**: requieren presupuesto suplementario del CFO ### 💳 Herramientas de gestión de gasto (sin más tarjetas de empresa sin control) **Para equipos de <50 personas:** - Pleo: tarjetas virtuales y físicas por empleado con límites por persona y categoría - Moss: similar a Pleo, más orientado a mercado europeo - Divvy: más completo para EEUU **Para equipos de >50 personas:** - Spendesk: aprobaciones + tarjetas + facturas en un flujo integrado - Ramp: potente analytics + automatización de conciliación **La ventaja clave:** El manager ve en tiempo real cuánto lleva gastado vs. su presupuesto. El CFO ve todo el cuadro. ### 📊 El dashboard de gastos que el CFO revisa cada viernes **Vista por departamento:** | Área | Presupuesto mensual | Gastado a [fecha] | % ejecutado | Proyección fin de mes | |------|--------------------|--------------------|------------|----------------------| | Marketing | €X | €X | X% | €X | | Ventas | €X | €X | X% | €X | **Alertas automáticas:** - Departamento al 80% de presupuesto antes del día 20 → alerta al manager + CFO - Gasto fuera de categoría presupuestada → notificación inmediata - Factura de proveedor sin PO asociada → bloqueo hasta aprobación ### 📋 El proceso mensual de revisión de gastos La reunión de 30 minutos con cada área que convierte el control de gastos en una conversación de negocio.