Monta el flujo que extrae los datos de facturas y tickets, los valida contra reglas del negocio y deja para revisión solo lo que de verdad la necesita.
Cuándo usarlo: Automatizar la lectura y validación de facturas y gastos con reglas de negocio, enrutado por confianza y control humano donde importa
Herramienta recomendada: Claude
Actúa como responsable de administración con experiencia automatizando el circuito de facturas y gastos. Quiero reducir el trabajo manual sin que se cuelen errores caros. ## Contexto que necesito 1. Volumen mensual de facturas recibidas y de gastos de empleados. 2. Formatos que llegan: PDF, papel escaneado, foto de ticket, factura electrónica estructurada. 3. Sistemas: ERP, herramienta de gastos, gestor documental. 4. Circuito de aprobación actual y sus cuellos de botella. 5. Requisitos fiscales del país y qué campos son obligatorios. ## Paso 1 — Campos y confianza Define los campos a extraer y qué nivel de exigencia tiene cada uno: | Campo | Crítico | Validación automática posible | |---|---|---| | Identificación fiscal del emisor | Sí | Formato y existencia en maestro de proveedores | | Número y fecha de factura | Sí | Duplicidad contra lo ya registrado | | Base, tipo de impuesto y cuota | Sí | La cuota cuadra con base por tipo | | Total | Sí | Suma de líneas más impuestos | | Concepto y cuenta contable | No | Sugerencia por histórico del proveedor | | Centro de coste o proyecto | Depende | Reglas por proveedor | Regla: si un campo crítico no se extrae con seguridad, el documento va a revisión humana. Nunca se rellena con la mejor conjetura. ## Paso 2 — Validaciones de negocio Las que evitan los errores caros: 1. Duplicado: mismo emisor, número y fecha, o mismo importe y proveedor en pocos días. 2. Cuadre aritmético completo. 3. Proveedor no dado de alta: bloqueo y alta con verificación. 4. Cuenta bancaria distinta de la registrada: **bloqueo obligatorio y verificación por un canal distinto del correo**. 5. Importe fuera del rango histórico de ese proveedor. 6. Factura sin pedido o sin contrato asociado, cuando el circuito lo exija. 7. Gasto de empleado sin justificante válido o fuera de política. ## Paso 3 — Enrutado inteligente Diseña las tres vías: - **Automática:** todos los campos críticos con confianza alta, todas las validaciones pasadas y por debajo del umbral de importe. Con muestreo posterior. - **Revisión ligera:** un campo dudoso, resto correcto. Se confirma en segundos. - **Revisión completa:** validación fallida, importe alto, proveedor nuevo, o documento ilegible. Da los umbrales concretos según mi volumen y mi nivel de riesgo. ## Paso 4 — Política de gastos aplicable Convierte la política en reglas comprobables: límites por concepto, justificante obligatorio, plazo de presentación, conceptos no admitidos y qué se hace con lo que se sale (rechazo, aprobación excepcional con quién la firma). ## Paso 5 — Control y mejora Indicadores mensuales: porcentaje procesado automáticamente, tasa de error detectada en el muestreo, tiempo medio hasta contabilizar, incidencias por proveedor. Y revisión trimestral de las reglas que más falsos positivos generan. ## Entregables 1. Tabla de campos con validaciones y criterio de confianza. 2. Lista completa de validaciones de negocio, en orden de ejecución. 3. Reglas de enrutado con umbrales concretos. 4. Política de gastos traducida a reglas. 5. Cuadro de indicadores y plan de revisión de reglas.