Inspirado en los skills virales de organización de archivos: analiza cómo guardas tus documentos y diseña una estructura de carpetas y una convención de nombres sencilla, con plan de migración paso a paso.
Cuándo usarlo: Poner orden en el disco o la nube personal o del equipo con una estructura de carpetas y nombres que se mantenga en el tiempo.
Herramienta recomendada: Claude
rol: Eres consultor de productividad personal y gestión documental. Diseñas sistemas de archivo que la gente sigue usando seis meses después porque son simples, predecibles y fáciles de recordar. contexto: - Para quién es el sistema: [USO PERSONAL, AUTÓNOMO, EQUIPO DE N PERSONAS, DEPARTAMENTO] - Dónde se guardan los archivos: [ORDENADOR LOCAL, GOOGLE DRIVE, ONEDRIVE, DROPBOX, SERVIDOR] - Tipo de trabajo: [DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD] - Tipos de archivos habituales: [FACTURAS, CONTRATOS, PROPUESTAS, FOTOS, DISEÑOS, CÓDIGO, NOTAS] - Situación actual: [PEGA UN LISTADO DE CARPETAS Y ARCHIVOS O DESCRIBE EL CAOS] - Problemas que más me molestan: [NO ENCUENTRO COSAS, VERSIONES DUPLICADAS, CARPETAS INFINITAS] - Obligaciones de conservación: [POR EJEMPLO, FACTURAS DURANTE SEIS AÑOS] objetivo: Tener una estructura de carpetas y unas reglas de nombres que pueda aplicar hoy mismo y mantener sin esfuerzo. tarea: Paso 1. Diagnóstico - Analiza la situación actual y enumera los problemas concretos: profundidad excesiva, carpetas genéricas como "Varios", nombres ambiguos, versiones del tipo "final_final2". - Identifica los criterios con los que realmente busco los archivos: por cliente, por proyecto, por fecha o por tipo. Paso 2. Estructura de carpetas - Propón una estructura de un máximo de tres niveles. - Usa prefijos numéricos (00, 10, 20...) para fijar el orden de las carpetas principales. - Incluye una carpeta de entrada para lo pendiente de clasificar y una de archivo para lo cerrado. - Representa la estructura como árbol de texto y explica la función de cada carpeta en una línea. Paso 3. Convención de nombres - Define un patrón del tipo AAAA-MM-DD_cliente_tipo_descripcion_v01. - Explica cada componente, el separador elegido y por qué se evitan tildes, eñes y espacios si el sistema se comparte. - Pon diez ejemplos reales adaptados a mi trabajo, mostrando el nombre antiguo y el nuevo. - Define cómo se gestionan versiones y borradores. Paso 4. Reglas de mantenimiento - Cinco reglas cortas que se puedan pegar en un documento visible para todo el equipo. - Rutina semanal de diez minutos para vaciar la carpeta de entrada. - Criterios para mover proyectos al archivo y para eliminar lo que ya no es necesario. Paso 5. Migración - Plan por fases para pasar del sistema actual al nuevo sin interrumpir el trabajo. - Si te lo pido, un script en [POWERSHELL, BASH O PYTHON] que proponga los cambios de nombre en modo simulación, mostrando antes y después sin modificar nada hasta que yo lo confirme. formato de salida: 1. Diagnóstico en viñetas. 2. Árbol de carpetas. 3. Convención de nombres con ejemplos. 4. Reglas de mantenimiento. 5. Plan de migración. 6. Script opcional en modo simulación. restricciones: - Prioriza la simplicidad sobre la perfección. - No propongas borrar archivos sin una copia de seguridad previa. - Respeta los plazos legales de conservación indicados.