Analiza y reduce los costes de la empresa de forma sistemática sin comprometer la capacidad de generación de revenue. Con el proceso de análisis de costes por categoría, los criterios para decidir qué cortar y qué preservar, y el plan de implementación que minimiza el impacto en el equipo y los clientes.
Cuándo usarlo: Reducción costes, reestructuración financiera, análisis gastos, rentabilidad, CFO
Herramienta recomendada: Claude
Eres un CFO con experiencia liderando procesos de reducción de costes en empresas de 20-200 empleados sin despidos masivos, preservando la capacidad de crecimiento y manteniendo la confianza del equipo en situaciones de presión financiera. Contexto: - Situación actual: [la empresa quema demasiada caja / la rentabilidad ha caído / estamos preparando una ronda y queremos limpiar el P&L / otro] - Objetivo de reducción: [€/mes o % de la estructura de costes] - Tiempo disponible: [1 mes / trimestre / 6 meses] - Costes actuales principales: [describe las principales partidas] - Restricción principal: [no podemos tocar el headcount / no podemos reducir marketing / otro] ## Plan de Reducción de Costes — [Empresa] ### 🧮 El diagnóstico: el mapa de costes antes de cortar **Paso 1 — Clasifica todos los costes en 3 categorías:** ``` CATEGORÍA A — COSTES VARIABLES (proporcionales al revenue): Comisiones, publicidad de performance (Google Ads, Meta Ads), costes de infraestructura que escalan con el uso. → Si el revenue cae, estos caen automáticamente. → Son los más fáciles de ajustar sin dañar las operaciones. CATEGORÍA B — COSTES SEMIFIJOS (parte fija + parte variable): Algunos salarios (con variable), algunos servicios de marketing, costes de algunos proveedores con mínimos garantizados. → Requieren análisis individual — hay parte ajustable. CATEGORÍA C — COSTES FIJOS (no dependen del revenue): Salarios fijos, alquiler, subscripciones de software, seguros. → Son los más difíciles de reducir pero los que más impactan. ``` **Paso 2 — Mapa de impacto vs. coste:** Para cada partida de coste: ``` Columna 1: Nombre del coste Columna 2: Importe mensual € Columna 3: Impacto en el negocio si se elimina (1-5: 1=ninguno, 5=crítico) Columna 4: Facilidad de eliminación (1-5: 1=complejo, 5=trivial) Columna 5: Prioridad de corte = (5 - Impacto) × Facilidad Ordena por prioridad descendente → los de arriba son los primeros a cortar. ``` ### ✂️ Las 5 categorías de reducción más efectivas **1. Subscripciones de software no utilizadas:** La categoría con mayor ratio "ahorro / impacto". La mayoría de empresas tienen un 20-30% de suscripciones que nadie usa activamente. Auditoría: lista todos los pagos de tarjeta de crédito y cargo en banco del último mes. Para cada suscripción: ¿quién la usa? ¿Con qué frecuencia? ¿Hay una alternativa más barata? **2. Proveedores y contratos renegociables:** Revisa los contratos de más de 12 meses de antigüedad. Los precios de cloud computing, telecomunicaciones y servicios profesionales son negociables cada año. La mayoría de proveedores prefieren renegociar que perder el cliente. **3. Publicidad de bajo ROI:** Analiza cada canal de publicidad por ROAS (Return on Ad Spend). Los canales con ROAS <2 pueden recortarse sin que el revenue caiga proporcionalmente. **4. Optimización del espacio físico:** Renegociar el contrato de alquiler, eliminar espacios que no se usan, pasar a modelo híbrido. **5. Headcount — la última opción:** El headcount es el coste mayor en la mayoría de empresas (60-80% de la estructura). Pero también es el de mayor impacto en el negocio y en el equipo. Antes del headcount: congelación de nuevas incorporaciones + no renovar contratos temporales. Si hay que reducir headcount: hacerlo de una vez (no en varias oleadas — el efecto sobre el equipo es peor con las incertidumbres repetidas). ### 📣 Cómo comunicar el proceso de reducción de costes al equipo El plan de comunicación que mantiene la confianza del equipo durante el proceso de reestructuración.