Escribir correos con IA sin que se note el molde

Llega un correo de un proveedor. Tres párrafos, todos de cuatro líneas. Empieza dándote las gracias por tu tiempo, aunque no le hayas dado nada todavía. En medio hay una lista de tres puntos donde el tercero repite el primero con otras palabras. Y termina diciendo que queda a tu entera disposición para cualquier cosa que necesites.

No hay ni una palabra rara. Aun así sabes que ese correo no lo escribió nadie pensando en ti.

Por qué se nota, y no es por las palabras

La conversación sobre textos generados suele girar en torno al léxico: que si «en el vertiginoso mundo actual», que si «desatar el potencial». Esas expresiones se corrigen en diez segundos y no son el problema en el correo profesional, porque casi nadie las deja pasar.

Lo que delata un correo generado es la métrica. Los modelos producen texto con una regularidad que la escritura humana no tiene: párrafos de longitud parecida, frases con la misma cadencia, enumeraciones que siempre traen tres elementos. Un correo escrito por una persona con prisa tiene un párrafo de una línea, otro de seis y una frase suelta al final. Esa irregularidad es información: dice que alguien estuvo ahí decidiendo qué era importante.

Hay tres tics más que aparecen en casi todos los borradores sin corregir:

• La apertura de cortesía falsa. «Gracias por ponerte en contacto» en un correo que inicias tú. El modelo asume que responde porque en su entrenamiento la mayoría de los correos eran respuestas.
• El resumen de lo que el otro ya sabe. Dos frases recapitulando el contexto compartido antes de llegar al asunto. Quien recibe el correo estuvo en esa reunión.
• El cierre de disponibilidad infinita. «Quedo a tu disposición para cualquier duda» no pide nada. Un correo que no pide nada no se contesta.

Si solo vas a hacer una cosa con los borradores que genere el modelo, que sea borrar la primera frase y la última. En la mayoría de los casos el correo mejora sin añadir nada.

Las cuatro cosas que el modelo no puede adivinar

Un correo mediocre generado por IA casi nunca es culpa del modelo: es que le pediste un correo sin darle lo que hace que un correo sea de alguien para alguien. Hay cuatro datos que no están en ninguna parte salvo en tu cabeza.

La última es la que más caro sale. Un borrador generado tiende a sonar acomodaticio porque el texto amable es más probable que el texto que dice «esto no entra en el presupuesto». Si no le das el límite, no lo va a inventar, y el correo saldrá prometiendo de más.

Un correo de trabajo tiene tres partes, no cinco

Los modelos, salvo que se les diga otra cosa, escriben en cinco movimientos: saludo, cortesía, contexto, contenido, cierre. Es la estructura de una carta, no la de un correo entre gente que trabaja junta.

La forma que funciona tiene tres:

1. Qué pasa, en la primera frase. Si el asunto es «Presupuesto revisado», la primera línea dice qué ha cambiado en el presupuesto.
2. Lo que necesitas saber para decidir. Solo eso. Los anexos, los matices y los porqués van debajo o en el adjunto.
3. Qué esperas y para cuándo. Una petición, una fecha.

Esta estructura es además la que sobrevive a la lectura en móvil, que es donde se leen la mayoría de los correos de trabajo por primera vez. Todo lo que quede por debajo de la primera pantalla se lee en diagonal o no se lee.

Si el destinatario escribe en otro idioma, la estructura no cambia: redacta en español y pide después la versión en su idioma. Cómo pedirla y revisarla sin dominar ese idioma está en traducir con IA.

Merece la pena decirlo en el prompt de forma explícita, porque es una instrucción que el modelo cumple bien: «estructura en tres movimientos: qué pasa, qué necesito que sepa, qué le pido y para cuándo».

Seis prompts por tipo de correo

Cada uno de estos parte de la misma base —contexto, relación, acción, límite— y cambia solo la instrucción de forma. Están escritos para pegarse tal cual y sustituir los corchetes.

Seguimiento de una propuesta sin respuesta

Escribe un seguimiento a [nombre], [cargo] de [empresa], a quien envié
una propuesta el [fecha] y no ha contestado. Hemos hablado [dos] veces
antes, nos tuteamos.

Reglas: máximo 80 palabras. No pidas disculpas por insistir. No repitas
el contenido de la propuesta. Dale una salida fácil: que pueda
responderme con una sola palabra si el proyecto está parado.
Termina con una pregunta cerrada, no con una oferta de ayuda.

Decir que no a una petición

Redacta una negativa a [petición] de [quién]. Contexto: [por qué no
puede ser]. Quiero mantener la relación.

Reglas: la negativa va en la primera frase, no al final. Una sola
justificación, la más honesta, sin adornarla. Ofrece una alternativa
real si la hay; si no la hay, no inventes una. Máximo 100 palabras.
Sin «lamentablemente» ni «desafortunadamente».

Reclamar algo que va con retraso

Escribo a [quién] porque [entregable] tenía fecha [fecha] y no ha
llegado. Es la [primera/segunda] vez. La relación es [buena/tensa].

Reglas: tono neutro, sin reproche ni ironía. Menciona el impacto
concreto en [qué se bloquea], no el incumplimiento en abstracto.
Pide una fecha nueva, no una explicación. Máximo 90 palabras.

Si el retraso es de una empresa a la que le compraste algo, y no de un compañero o proveedor, el escrito cambia: en escribir una reclamación con IA está el paso a paso.

Responder a una queja de un cliente

Responde a esta queja: [pegar mensaje literal]. Lo que sé que pasó
realmente: [hechos]. Lo que puedo ofrecer: [compensación o solución].
Lo que NO puedo ofrecer: [límites].

Reglas: reconoce el hecho concreto que salió mal, no «las molestias».
No prometas nada fuera de lo que puedo ofrecer. Di qué va a pasar y
cuándo. Máximo 120 palabras. Sin plantillas de disculpa genérica.

Presentarte en frío

Correo en frío a [nombre], [cargo] en [empresa]. Motivo real por el que
le escribo a esta persona y no a otra: [señal concreta: una oferta de
empleo publicada, una nota de prensa, un cambio de herramienta].
Lo que ofrezco: [una sola cosa].

Reglas: la señal concreta va en la primera línea y demuestra que he
mirado su empresa. Máximo 70 palabras. Una sola petición: [quince
minutos / una respuesta de sí o no]. Prohibido: «espero que estés bien»,
«me pongo en contacto contigo», adjetivos sobre mi empresa.

Resumir un hilo largo para reenviarlo

Este hilo tiene [n] mensajes: [pegar]. Voy a reenviarlo a [quién], que
no ha participado y necesita [decidir X].

Devuélveme: (1) el estado actual en dos frases; (2) los puntos donde
hay desacuerdo, con quién sostiene cada posición; (3) lo que se le pide
a [quién] exactamente. Si algo del hilo queda ambiguo, dilo en vez de
resolverlo tú.

Ese último cierre —«dilo en vez de resolverlo tú»— conviene arrastrarlo a todos los prompts de correo que trabajen sobre material real. Es la instrucción que evita que el modelo tape con una frase razonable lo que en el hilo estaba sin decidir. La mecánica está desarrollada en la guía sobre alucinaciones de la IA.

Calibrar el tono con muestras, no con adjetivos

«Cercano pero profesional» es la instrucción de tono más repetida y la que menos hace. No es que el modelo la ignore: es que esa descripción admite cien registros distintos y el modelo elige el promedio, que suena a departamento de comunicación.

El método que sí cambia el resultado ocupa diez minutos y se hace una vez:

1. Coge cuatro correos tuyos reales que te parezcan bien escritos. Distintos entre sí: uno interno, uno a cliente, uno incómodo, uno breve.
2. Pégalos y pide: «Extrae las reglas de estilo que observas. Longitud media de frase y de correo, cómo saludo, cómo cierro, si uso condicionales, qué no aparece nunca. Dame diez reglas en imperativo, sin adjetivos valorativos.»
3. Revisa la lista y corrige lo que no te representa. Saldrán dos o tres reglas que no reconoces como tuyas.
4. Guarda esas reglas donde se apliquen solas: las instrucciones de un proyecto, un skill, o un fichero que pegues al principio.

El resultado suele ser incómodo la primera vez, porque las reglas que salen son más secas de lo que uno cree escribir. Esa sequedad es justo lo que falta en el borrador genérico.

Los correos que no conviene delegar

Hay mensajes donde el coste de sonar a plantilla supera cualquier ahorro de tiempo, y no son los que uno esperaría. No son los difíciles: son los que llevan carga personal.

En estos casos la IA sigue siendo útil para lo de antes y lo de después: ordenar qué quieres decir, o revisar si el correo ya escrito dice algo que no pretendías. Lo que no conviene es que ponga las palabras.

Correos en serie: dónde está el límite real

La promesa de «cincuenta correos personalizados en media hora» es cierta en la parte mecánica y engañosa en la que importa. Un modelo hace bien la variación superficial: cambiar el nombre, el sector, el cargo, un adjetivo. Eso no es personalización, es un mail merge con más sinónimos, y quien recibe treinta correos así al día lo distingue.

La personalización que cambia la tasa de respuesta necesita una señal por destinatario: algo verificable de esa empresa concreta que justifique el correo. Ahí el cuello de botella no es la redacción, es reunir esas señales, y eso tiene coste aunque la IA participe.

Dos precauciones que conviene fijar antes de mandar nada en serie:

• Ninguna afirmación sobre el destinatario que no venga de un campo verificado. Si el modelo genera libremente el «he visto que estáis creciendo en el sector X», va a inventar la mitad, y el fallo llega firmado con tu nombre.
• Revisa la muestra completa, no tres al azar. Los errores en generación masiva no se reparten al azar: se concentran en las filas con datos incompletos, que son justo las que no salen en un muestreo.

Y por debajo de todo eso está la normativa: en la Unión Europea, el correo comercial no solicitado sigue necesitando base legal y un mecanismo de baja funcional, y que el texto lo haya escrito un modelo no cambia nada de eso. La guía del AI Act cubre qué se añade en 2026 sobre transparencia.

La rutina de dos minutos

Todo lo anterior se comprime en una revisión corta que conviene hacer siempre, en este orden:

1. Borra la primera frase y la última. Vuelve a leer. Nueve de cada diez veces el correo está mejor.
2. Busca la petición. Si no encuentras una acción y una fecha, el correo no está terminado.
3. Comprueba los datos duros. Cifras, fechas, nombres propios, importes. Es donde se cuela el error que no se perdona. Si solo quieres quitar faltas y comas, pide una corrección ortográfica que no toque el tono.
4. Rompe la simetría. Parte un párrafo, junta dos, deja una frase suelta. Escribe una línea a mano.
5. Léelo como si lo recibieras tú. Si te llegara este correo, ¿contestarías o lo dejarías para luego?

La regla que resume el resto: la IA escribe el borrador, tú decides lo que pides. La parte que no se delega no es la redacción, es saber qué quieres que pase cuando el otro termine de leer.